Theo nghiên cứu, khoảng 50 phần trăm nhân viên nghĩ rằng các cuộc họp là sự lãng phí thời gian lớn nhất của họ trong khi làm việc và là kẻ giết người năng suất số một.
Ở đây, chúng tôi không nói về các hội nghị, hội thảo và các cuộc họp hội đồng thường được lên kế hoạch tốt. Chúng tôi đang nói về những cuộc họp nhân viên nội bộ thường kéo dài hàng giờ, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết.
Cấp, các cuộc họp kinh doanh cung cấp một con đường để thảo luận về các vấn đề quan trọng về một công ty và mọi thứ liên quan đến nó, nhưng các cuộc họp này đi kèm với bất lợi là làm giảm năng suất của cả nhân viên và giám đốc điều hành. Điều này giải thích tại sao các chuyên gia đã khuyến nghị hủy bỏ hầu hết các cuộc họp kinh doanh như một cách để tăng năng suất. Dưới đây là 10 lý do tại sao các cuộc họp kinh doanh giết chết năng suất:
10 lý do tại sao các cuộc họp kinh doanh giết chết năng suất
1. Cuộc họp kinh doanh lãng phí thời gian
Như đã nêu trước đó, hầu hết các cuộc họp kinh doanh chiếm một phần đáng kể trong giờ làm việc của nhân viên, khiến họ có rất ít thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Đối với các giám đốc điều hành, điều đó thậm chí còn tệ hơn một nửa thời gian dành cho công việc của họ tại cuộc họp này hay cuộc họp khác, với nhân viên hoặc các bên liên quan của bên thứ ba như khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Trên thực tế, một trong những đặc điểm nổi bật của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện đại là họ dành phần lớn thời gian của họ tại các cuộc họp kinh doanh.
2. Hầu hết các cuộc họp kinh doanh không có kế hoạch hành động
Sau một cuộc họp, cần có một kế hoạch hành động vạch ra và giải thích các bước quan trọng cần thực hiện. Nhưng thật không may, hầu hết các cuộc họp kết thúc mà không có loại kế hoạch này. Và điều này dẫn đến việc tổ chức các cuộc họp tiếp theo để xem xét lại các vấn đề mà lẽ ra phải được thực hiện. Tất nhiên, càng nhiều cuộc họp nhân viên và giám đốc điều hành tham gia, họ càng mất nhiều thời gian làm việc hiệu quả.
3. Hầu hết các cuộc họp kinh doanh không được chuẩn bị cho
Hầu hết các cuộc họp kinh doanh được gọi khi rõ ràng rằng nhà tổ chức không có gì để tổ chức các cuộc họp. Họ chỉ muốn nói về một cái gì đó, bỏ qua thực tế rằng đây là lãng phí thời gian quý báu. Nếu không có kế hoạch chắc chắn về những gì sẽ được thảo luận tại cuộc họp và cuộc họp sẽ diễn ra trong bao lâu, các vấn đề không cần thiết sẽ được thảo luận ( và một cuộc họp khác thậm chí sẽ được lên kế hoạch cho bất kỳ phần còn lại nào ), và sẽ không đạt được điều gì tích cực.
4. Các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp cuối cùng được xem xét
Đây là một trong những lý do phổ biến nhất khiến các cuộc họp kinh doanh mất nhiều thời gian hơn bình thường. Các vấn đề được nêu ra hoặc thảo luận tại cuộc họp trước nên được phổ biến và đọc trước. Điều này sẽ làm cho một doanh nghiệp gặp gỡ một phần tiếp theo thích hợp với một doanh nghiệp trước đó không phải là sự lặp lại lãng phí thời gian của doanh nghiệp trước đó. Vì vậy, hãy luôn đá mà Đọc những phút của cuộc họp cuối cùng ra khỏi chương trình họp của bạn.
5. Các cuộc họp kinh doanh đôi khi nổ ra thành các cuộc họp phụ
Có những lúc một cuộc họp kinh doanh sẽ châm ngòi cho những cuộc tranh luận và thảo luận mới. Mặc dù khá bình thường khi những ý tưởng hoặc vấn đề mới như vậy xuất hiện trong cuộc họp, cho phép họ thay đổi hướng của cuộc họp là sai lầm phổ biến dẫn đến thời gian họp kéo dài và các cuộc họp không hiệu quả. Và đối với mỗi cuộc họp không tạo ra kết quả tốt, sẽ có nhiều hơn nữa cho đến khi đạt được mục tiêu chấp nhận được.
6. Mọi người hòa nhập vào các cuộc họp kinh doanh
Các cuộc họp kinh doanh giết chết năng suất vì chúng mất nhiều thời gian hơn bình thường. Và một trong những lý do khiến họ mất nhiều thời gian hơn là giao tiếp xã hội không cần thiết giữa những người tham dự. Mọi người hỏi đồng nghiệp của họ những gì họ đã làm vào cuối tuần, khi những câu hỏi như vậy có thể được hỏi vào bữa trưa.
7. Một số điểm của các cuộc họp được lặp đi lặp lại vì những lý do ngớ ngẩn
Một lý do khác khiến hầu hết các cuộc họp kinh doanh mất quá nhiều thời gian là sự lặp lại không cần thiết của những gì đã được thảo luận, để ai đó bước vào cuộc họp hoặc vắng mặt trong cuộc họp cuối cùng sẽ hiểu cuộc họp đang diễn ra từ đâu. Đây là một cách tinh tế để bỏ qua tầm quan trọng của thời gian của người khác. Cho dù một cá nhân quan trọng như thế nào đối với một doanh nghiệp, nên có một cách khác để nói với họ về những gì họ đã bỏ lỡ trong một cuộc họp.
8. Hầu hết các cuộc họp là các phiên động não
Nếu một doanh nghiệp cần đạt được một mục tiêu nhất định và cần ý tưởng từ nhân viên và giám đốc điều hành về cách đạt được mục tiêu đó, một cuộc họp kinh doanh có thể được gọi cho điều đó. Tuy nhiên, nơi mà hầu hết các nhà tổ chức kinh doanh nhận được là sai là sử dụng cuộc họp như một con đường để đưa ra những ý tưởng mới. Điều này sẽ luôn mất thời gian, đặc biệt là vì hầu hết các nhân viên phải động não tìm ý tưởng tại chỗ, một thứ gì đó mà họ chưa chuẩn bị. Lý tưởng nhất là chương trình nghị sự nên được truyền đạt tới những người tham dự, vì vậy mọi người đều có ý tưởng riêng của họ.
9. Công nghệ kéo dài hầu hết các cuộc họp
Hầu hết các cuộc họp kinh doanh đều kéo dài quá mức do nhu cầu sửa chữa máy chiếu hoặc nhu cầu tìm kiếm thông qua web để biết một số thông tin hoặc nhu cầu của người tổ chức nhận cuộc gọi. Tất cả những điều này thêm vào tổng thời gian dành cho các cuộc họp kinh doanh.
10. Hầu hết các cuộc họp kinh doanh được tổ chức cho mục đích thông tin-: Cuộc họp kinh doanh nên được tổ chức cho mục đích ra quyết định. Đọc thông tin không cần thiết từ một bài thuyết trình PowerPoint hoặc tường thuật lịch sử của công ty sẽ chỉ lãng phí thời gian.