Bạn đã dành thời gian để tạo ra những gì trông giống như kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn hảo. Bạn thậm chí đã đào tạo tất cả các bên liên quan và đảm bảo rằng tất cả các nhân viên chủ chốt biết chính xác những gì cần làm tại mọi thời điểm. Nhưng làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch vững chắc ?
Thực sự, bạn không thể nói trừ khi bạn đã thử nghiệm kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn để cho bạn biết ý tưởng về tình huống thực tế sẽ như thế nào. Nhưng vì không có chủ doanh nghiệp nào nằm chờ đợi thảm họa xảy ra để họ có thể kiểm tra kế hoạch kinh doanh liên tục của họ, nên cần phải đưa ra những cách sáng tạo để kiểm tra kế hoạch. Trước khi chúng tôi thảo luận về một số chiến lược thử nghiệm bạn có thể sử dụng, điều quan trọng là phải nghĩ cách lập kế hoạch kiểm tra kế hoạch kinh doanh liên tục thành công.
Đầu tiên, bạn phải quyết định mục tiêu của mình cho bài kiểm tra. Chính xác những gì bạn có ý định đạt được? Và làm thế nào bạn sẽ đo hiệu suất? Kết quả bạn mong đợi là gì? Bạn cần trả lời những câu hỏi quan trọng này để cho phép bạn tạo ra các bài tập vững chắc để kiểm tra kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn.
Nó cũng giúp tập hợp một nhóm thiết kế thử nghiệm cho kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm xem xét các lĩnh vực chính của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi thảm họa khẩn cấp và sau đó phát triển cả nhiệm vụ thử nghiệm và lý thuyết để giúp tiến hành các thử nghiệm kế hoạch kinh doanh liên tục. Dưới đây là một số cách sáng tạo và thông minh để kiểm tra kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn.
Cách kiểm tra kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn
a. Thảo luận bàn tròn
Điều này có thể được thực hiện bằng cách cho nhân viên chủ chốt hoặc người trả lời ngồi xuống để nói về các kịch bản thảm họa tiềm ẩn và cách họ sẽ được xử lý. Đó là một cách thông minh để xác định rằng mỗi nhân viên hoặc người phản hồi biết chính xác vai trò của họ trong việc khắc phục thảm họa và họ thực sự có khả năng xử lý vai trò đó.
Bạn có thể tiếp tục đào tạo ai đó để trở thành người phản ứng trong nhiều năm và vẫn vô cùng ngạc nhiên khi thảm họa cuối cùng xảy ra, vì người đó thực hiện kém. Để tránh những tình huống như vậy, tốt nhất là xác định rằng mọi người đều hiểu những gì được yêu cầu đối với họ thông qua việc thể hiện bằng lời nói về cách họ sẽ ứng phó với các tình huống thảm họa quan trọng và cách họ xử lý vai trò của họ trong kế hoạch kinh doanh liên tục.
b. Kiểm tra một số biến
Khi thảm họa xảy ra, nó chủ yếu bắt đầu như một tình huống ảnh hưởng đến một phần nhỏ của tổ chức, sau đó lan rộng và ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Ví dụ, một vi phạm máy tính nhỏ có thể trở thành một thảm họa lớn cho tổ chức nếu không được kiểm tra đúng hạn.
Do đó, nếu bạn muốn kiểm tra kế hoạch liên tục kinh doanh của mình, bạn có thể tạo một tình huống thử nghiệm nhỏ như làm tê liệt quyền truy cập vào internet của công ty hoặc cố tình làm gián đoạn dòng công việc, sau đó quan sát cách nhân viên sẽ phản ứng với nó. Bạn cũng không nên quên so sánh câu trả lời của họ với những gì được nêu chi tiết trong kế hoạch liên tục kinh doanh để chắc chắn rằng họ thực sự hiểu vai trò của mình và hành động phù hợp.
c. Tạo sự khó chịu
Một chiến lược khác hoạt động tốt là giới thiệu một tình huống khó chịu. Nếu có bất cứ điều gì mà nhân viên của bạn đã quá quen với việc hợp tác, hãy cố gắng loại bỏ điều đó trong vài ngày và xem họ sẽ đối phó thế nào nếu không có nó.
Chẳng hạn, bạn có thể làm cho các xe tải giao hàng 'không khả dụng' trong vài ngày và xem họ sẽ đảm bảo khách hàng vẫn hài lòng và được cung cấp như thế nào. Ý tưởng đằng sau điều này là quan sát làm thế nào nhân viên của bạn có thể đáp ứng và quản lý tình huống nguồn lực hạn chế.
d. Khoan khẩn cấp
Điều này có thể được sử dụng để kiểm tra kế hoạch liên tục kinh doanh cũng như phản ứng của nhân viên của bạn đối với các vấn đề khẩn cấp và an toàn. Khi thảm họa xảy ra, bài tập đầu tiên là sơ tán. Do đó, bạn phải chắc chắn rằng nhân viên và người trả lời của bạn hiểu đầy đủ quy trình sơ tán. Bạn nên đảm bảo rằng bạn làm điều này ít nhất một lần trong một năm.
e. Hội thảo và đào tạo
Các cuộc hội thảo và đào tạo thường xuyên với các bài tập thực tế vào cuối ngày có thể giúp tăng kiến thức của nhân viên về kế hoạch kinh doanh liên tục. Ngoài ra, các bài kiểm tra thực tế và bài tập vào cuối các khóa đào tạo như vậy cũng có thể đi một chặng đường dài trong việc giúp kiểm tra kiến thức của họ.
f. Đánh giá thường xuyên
Nó cũng giúp thực hiện đánh giá thường xuyên về kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn. Bạn có thể thuê các chuyên gia lập kế hoạch kinh doanh liên tục để giúp đánh giá kế hoạch cũng như sự chuẩn bị cho thảm họa của công ty bạn. Những chuyên gia này sẽ xem xét kế hoạch của bạn và đưa ra lời khuyên chuyên nghiệp về những gì bạn nên bao gồm hoặc loại bỏ khỏi kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn để làm cho nó tốt hơn.
Cách triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục
Mặc dù bạn cần một liều thuốc lạc quan vừa phải để bắt đầu và tiến hành công việc kinh doanh của mình, bạn nên luôn nhớ rằng doanh nghiệp của bạn có thể đối mặt với những thách thức khắc nghiệt bất cứ lúc nào. Thảm họa là một trong những thách thức đó.
Mặc dù thảm họa là không lường trước được, bạn cần chuẩn bị kinh doanh cho họ, để nó có thể tiếp tục ngay cả khi đối mặt với những thảm họa đó. Nó không phải là một thảm họa lớn để làm gián đoạn hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp của bạn. Ngay cả một thảm họa đơn giản như mất điện hoặc tấn công bởi tội phạm mạng có thể gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp của bạn, hãy cùng theo dõi những thảm họa lớn như lũ lụt và bão lớn.
Kế hoạch liên tục kinh doanh là một chiến lược phối hợp bao gồm các kế hoạch và thủ tục đảm bảo cho khách hàng rằng một doanh nghiệp có khả năng liên tục đáp ứng nhu cầu của họ sau khi gián đoạn kinh doanh không có kế hoạch. Nó nêu chi tiết cách doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục hoạt động sau khi gặp phải bất kỳ hình thức thảm họa nào. Có một vị trí đồng nghĩa với việc sắp xếp cách bạn sẽ tiếp tục cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của mình ( điều quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh ) và xác định các tài nguyên bạn cần để hỗ trợ tính liên tục của doanh nghiệp.
Có một kế hoạch kinh doanh liên tục là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc thực hiện nó đúng cách, và đúng thời điểm, thậm chí còn quan trọng hơn. Bạn sẽ không đạt được các mục tiêu lập kế hoạch kinh doanh liên tục nếu kế hoạch của bạn được thực hiện kém.
Các loại thảm họa mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải sẽ xác định những hành động bạn phải thực hiện để đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp khi đối mặt với những thảm họa đó. Ví dụ: nếu có sự cố cháy nổ hoặc bất kỳ thảm họa nào khác gây nguy hiểm cho tòa nhà công ty của bạn, một trong những kế hoạch quan trọng nhất của bạn là di tản nhân viên của bạn đến các khu vực họp được chỉ định ở nơi khác. Tuy nhiên, nếu có thảm họa liên quan đến môi trường hoặc thời tiết, việc sơ tán khỏi tòa nhà công ty của bạn có thể khiến nhân viên của bạn có nguy cơ bị tổn hại cao hơn. Vì vậy, điều quan trọng là phải thực hiện đúng các bước khi cố gắng đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.
Thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục nên là một nhiệm vụ dễ dàng với điều kiện bạn phải đặt tất cả những nỗ lực cần thiết vào việc tạo kế hoạch ngay từ đầu. Và bước bạn sẽ thực hiện trong quá trình thực hiện tùy thuộc vào thảm họa bạn đang chuẩn bị kinh doanh. Dưới đây là các bước tiêu biểu cần tuân thủ khi thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục:
Bước 1-: Kiểm tra kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn để biết kế hoạch sơ tán của bạn cho loại thảm họa. Mục tiêu chính đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng tất cả mọi người, đặc biệt là nhân viên của bạn ra khỏi cơ sở và an toàn. Mất một nhân viên trước thảm họa có thể làm tê liệt doanh nghiệp của bạn, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nhân viên đối với doanh nghiệp của bạn. Khi bạn đến các điểm họp sơ tán được chỉ định, hãy thực hiện tổng số nhân viên của bạn để đảm bảo rằng mọi người đều có mặt và ổn. Nếu bất kỳ nhân viên nào bị ảnh hưởng bởi thảm họa, hãy bắt đầu nỗ lực để giúp họ phục hồi càng sớm càng tốt.
Bước 2: Đánh giá mức độ thiệt hại do thảm họa gây ra. Bạn đã mất hàng tồn kho của bạn? Bạn đã mất một số thông tin quan trọng của khách hàng và sản phẩm? Có phải thảm họa đã gây ra thiệt hại đáng kể cho trung tâm dữ liệu của bạn? Bạn đã mất một số tài sản quan trọng của doanh nghiệp của bạn ? Câu trả lời của bạn sẽ xác định những bước cần thực hiện để đạt được sự phục hồi hoàn toàn của các thực thể bị mất.
Bước 3: Liên hệ với bên thứ ba có thể hỗ trợ. Hãy liên lạc với các nhà cung cấp và khách hàng của bạn để thông báo cho họ về sự phát triển và thu hút sự hỗ trợ của họ trong khi bạn cố gắng để doanh nghiệp của bạn hoạt động trở lại. Ngoài ra, hãy liên lạc với công ty bảo hiểm của bạn để bắt đầu thực hiện các yêu cầu.
Bước 4: Gọi một cuộc họp của nhân viên, giám đốc điều hành và cổ đông của bạn. Tại cuộc họp, bạn cần thông báo cho họ về thời gian cần thiết để phục hồi và nêu bật các chiến lược phục hồi khác nhau trong kế hoạch liên tục của bạn.
Bước 5: Bắt đầu khôi phục hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu để tiếp tục hoạt động kinh doanh đến mức chức năng, ngay cả khi tòa nhà công ty của bạn vẫn đang được cải tạo. Nếu bất kỳ nhân viên nào của bạn có thể làm việc từ xa trong thời gian này, thì hãy cho phép điều đó, vì mục đích của bạn là đưa doanh nghiệp của bạn trở lại trên đôi chân của mình càng sớm càng tốt.
Bước 6: Xác minh phạm vi bảo hiểm của bạn và xác định những tài sản bị hư hỏng ( như phần cứng / phần mềm và cơ sở hạ tầng cần được thay thế . Lập danh sách đầy đủ các tài sản này và phân tích cách bạn sẽ thay thế chúng. như chi phí thay thế các tài sản bị mất.
Mặc dù các kế hoạch liên tục kinh doanh khác nhau tùy theo doanh nghiệp và loại thảm họa đang được dự đoán, các bước này được áp dụng cho hầu như tất cả các kế hoạch kinh doanh liên tục.