Hầu hết các doanh nghiệp cuối cùng phát triển lớn bắt đầu nhỏ như Apple® và Microsoft®. Một số trong số họ bắt đầu từ nhà để xe và cuối cùng họ đã phát triển để trở thành một tên hộ gia đình trên toàn thế giới. Sự thật là ngoài việc có một ý tưởng kinh doanh tuyệt vời, cam kết, kỷ luật, cống hiến và chú ý đến các chi tiết là một số thuộc tính cơ bản làm cho một doanh nghiệp nhỏ phát triển rất lớn.
Nếu bạn là một doanh nhân điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc bạn đang bán lẻ, một trong những chìa khóa mà bạn cần để làm cho doanh nghiệp của mình phát triển và có lợi nhuận cao là đưa ra một quy trình đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Câu nói 'bán lẻ là chi tiết' mô tả chính xác khái niệm phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ; bạn chỉ cần chú ý đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp nhỏ của bạn nếu bạn muốn nó phát triển.
Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ
Không có gì gửi một khách hàng vào tay của một đối thủ cạnh tranh như hàng tồn kho không đầy đủ. Đồng thời, không có gì giết chết dòng tiền và cuối cùng, lợi nhuận như hàng tồn kho dư thừa.
Là một doanh nhân, bạn phải giữ một hàng tồn kho cân bằng để tránh mất khách hàng cũng như tránh giữ hàng tồn kho dư thừa. Do đó, bạn phải có một hệ thống quản lý hàng tồn kho rất vững chắc. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của quản lý hàng tồn kho.
a. Phòng ngừa các tình huống tồn kho
Hãy tưởng tượng rằng cửa hàng tạp hóa gần nhất của bạn liên tục ra khỏi thương hiệu ngũ cốc yêu thích của bạn, và sau đó bạn nghe về một cửa hàng khác không quá xa mà gần như không bao giờ hết cùng một thương hiệu. Tất nhiên, bạn sẽ bắt đầu ghé thăm cửa hàng mới để có được thương hiệu ngũ cốc yêu quý của bạn.
Và cuối cùng, vì sẽ bất tiện cho bạn khi mua đồ tạp hóa ở hai cửa hàng khác nhau, bạn sẽ phải chọn một cửa hàng, và đó tất nhiên sẽ là cửa hàng luôn có sẵn những gì bạn cần trong kho. Thật không may, cửa hàng tạp hóa gần nhất của bạn đã mất một khách hàng do quản lý hàng tồn kho kém.
Bạn phải luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng họ luôn có quyền truy cập vào sản phẩm của bạn và cách tốt nhất để làm điều này là thông qua quản lý hàng tồn kho thích hợp.
b. Tránh tình trạng thừa
Overstocking là một vấn đề. Khi bạn dự trữ quá nhiều sản phẩm, có nhiều khả năng bạn không thể bán hết hàng đúng hạn và có khả năng cao là một số mặt hàng sẽ bị hỏng hoặc thậm chí trở nên lỗi thời dẫn đến thiệt hại lớn cho doanh nghiệp của bạn.
c. Giảm chi phí nắm giữ-: Chi phí giữ hàng tồn kho có liên quan cao đến quy mô của hàng tồn kho. Nếu bạn chỉ giữ đúng số lượng hàng tồn kho, bạn sẽ không phải chi quá nhiều cho việc lưu trữ, bảo trì, nhân sự và tất cả các chi phí nắm giữ khác.
d. Giảm trộm cắp và ăn cắp vặt
Một vấn đề khác đi kèm với quản lý chứng khoán, mà quản lý hàng tồn kho thích hợp giúp ngăn chặn là giảm trộm cắp. Luôn có những nhân viên hoặc khách hàng không trung thực cố gắng giúp họ với một số sản phẩm của công ty. Với quản lý và giám sát hàng tồn kho thích hợp, bạn sẽ có thể dễ dàng phát hiện và kiểm soát các tình huống đó.
e. Quản lý vốn lưu động
Bạn cần vốn lưu động để quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nhưng khi bạn chìm quá nhiều tiền vào việc dự trữ hàng hóa, các khía cạnh khác trong hoạt động kinh doanh của bạn có thể bị ảnh hưởng vì sẽ không có đủ tiền để thực hiện các hoạt động khác.
Quản lý hàng tồn kho giúp bạn nắm giữ số lượng cổ phiếu thích hợp. Cổ phiếu của bạn sẽ không quá nhiều đến nỗi bạn sẽ phải chìm quá nhiều vốn lưu động vào đó. Và sẽ không quá ít để vốn lưu động của bạn không được sử dụng hiệu quả.
f. Nguyên liệu đầy đủ
Quản lý hàng tồn kho thậm chí còn quan trọng hơn đối với các nhà sản xuất bởi vì bất cứ lúc nào bạn cũng được phép hết nguyên liệu. Nếu bạn hết nguyên liệu thô hoặc một thành phần thiết yếu cho sản xuất, nó có thể dẫn đến những tổn thất do hậu quả như mất tiền lương trả cho người lao động, mất thời gian và những tổn thất khác. Các nhà sản xuất sử dụng quản lý hàng tồn kho để đảm bảo rằng số lượng nguyên liệu sản xuất thích hợp luôn có sẵn.
g. Kế toán lợi nhuận chính xác
Hàng tồn kho là một tài sản kinh doanh của riêng mình. Và khi bạn đang chuẩn bị báo cáo tài chính, bạn phải nêu chính xác giá trị của hàng tồn kho hiện tại của bạn. Nếu không có quản lý hàng tồn kho thích hợp, những gì bạn sẽ nhận được tốt nhất là một con số giả định hoặc thậm chí cường điệu. Điều này cũng tự động có nghĩa là lợi nhuận tăng cao và báo cáo tài chính không chính xác.
h. Đặt hàng lại
Quản lý hàng tồn kho giúp bạn biết khi nào nên đặt hàng lại cho các mặt hàng hết hàng. Nó cũng giúp bạn tránh được thời gian trễ trong quá trình đặt hàng lại. Đôi khi khi bạn sắp xếp lại một số nguyên liệu sản xuất quan trọng, nhà cung cấp sẽ mất thời gian trước khi xử lý đơn đặt hàng và giao cho bạn. Với quản lý hàng tồn kho thích hợp, bạn sẽ tìm ra thời gian chờ của từng nhà cung cấp và có thể đặt hàng lại vào thời điểm thích hợp.
tôi. Hiệu quả kho
Nếu bạn có một kho hàng rất lớn hoặc một số kho hàng, sẽ rất khó để biết kho nào chứa những mặt hàng nào và điều này dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình sản xuất. Với quản lý hàng tồn kho đầy đủ, các vấn đề như vậy có thể được loại bỏ hoặc giảm đến mức tối thiểu. Nó cũng giúp giảm chi phí lưu kho đáng kể.
j. Xác định các vấn đề tiềm ẩn
Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp dễ dàng xác định nhanh chóng các vấn đề sản xuất tiềm ẩn có liên quan đến quản lý hàng tồn kho và cho phép bạn thực hiện các hành động kịp thời.
Mặc dù theo dõi hàng tồn kho không phải là một nhiệm vụ thú vị, nhưng đó là khía cạnh quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp thành công. Có một hệ thống tốt để theo dõi hàng tồn kho và bán hàng của bạn sẽ giúp bạn tìm ra hàng hóa bạn có trong kho, những gì bạn đã bán, những gì vẫn còn theo đơn đặt hàng và khi nào đơn hàng của bạn sẽ đến.
Với hệ thống như vậy, bạn có thể nhanh chóng nhận ra các sản phẩm bán nhanh mà bạn cần phải đặt hàng lại và bán chậm các sản phẩm mà bạn cần đánh dấu xuống hoặc quảng bá mạnh mẽ hơn. Ngoài ra, theo dõi hàng tồn kho của bạn thường xuyên và hiệu quả có thể giúp bạn giữ một khoảng không quảng cáo vừa phải không quá nhiều hoặc quá ít.
Có quá nhiều hàng tồn kho ràng buộc các khoản tiền có thể được sử dụng cho chi phí hoạt động hoặc cho các mục đích quan trọng khác. Mặt khác, có quá ít hàng tồn kho, khiến bạn mất doanh thu vì bạn không có đủ sản phẩm để bán. Đã thảo luận về tầm quan trọng của hàng tồn kho và theo dõi bán hàng, bây giờ chúng ta hãy thảo luận về cách theo dõi hàng tồn kho và doanh số trong doanh nghiệp nhỏ của bạn. Có nhiều cách để theo dõi hàng tồn kho của bạn và tất cả các phương pháp này thuộc hai loại: thủ công và tự động.
Hai cách để theo dõi hàng tồn kho và doanh số của bạn
I. Phương pháp thủ công
Để theo dõi hàng tồn kho của bạn bằng phương pháp thủ công, hãy bắt đầu bằng cách đếm sản phẩm của bạn để xác định khoảng không quảng cáo bắt đầu. Sau đó, phân loại hàng tồn kho của bạn trước theo tên sản phẩm, sau đó theo các thuộc tính cụ thể khác của sản phẩm, chẳng hạn như màu sắc, kích thước, cách sử dụng, ngày hoặc kiểu.
Ví dụ: nếu bạn có nước hoa là hàng tồn kho, bạn sẽ muốn phân loại chúng theo tên, sau đó bằng cách dành cho nam hay nữ hoặc cả hai, sau đó theo kích thước. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi những gì bạn cần và những gì bạn chưa bán. Sau khi sắp xếp các mục trong kho của bạn thành các danh mục, hãy tạo bảng tính trong Microsoft Excel để theo dõi kho và doanh số của bạn.
Chỉ cần tạo một bảng tính cho mỗi sản phẩm và liệt kê số lượng hàng tồn kho ban đầu cho sản phẩm đó. Từ thời điểm đó, điều chỉnh số lượng hàng tồn kho ban đầu khi cần thiết. Đó là, trừ tất cả doanh số của từng sản phẩm khỏi đăng ký của bạn và thêm khách hàng mới vào đó. Làm điều này ít nhất một lần một tuần, điều chỉnh tổng số hàng tồn kho khi cần thiết.
Microsoft Excel sẽ đủ nếu bạn có ít hơn 10 mặt hàng khác nhau trong kho của mình. Tuy nhiên, nếu bạn có hơn 10 mục trong kho của mình, một tùy chọn tốt hơn là thiết lập cơ sở dữ liệu kiểm kê trong Microsoft Access. Microsoft Access cung cấp các mẫu kiểm kê bán tự động, hấp dẫn hơn và dễ sử dụng hơn. Và bạn có thể in ra các báo cáo hàng tồn kho thuận tiện để theo dõi doanh số, bổ sung vào hàng tồn kho và lợi nhuận. Tuy nhiên, nó vẫn không hiệu quả như một hệ thống hoàn toàn tự động.
II. Phương pháp tự động
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp có một số mặt hàng khác nhau trong kho của mình (chẳng hạn như cửa hàng bán lẻ), bạn sẽ cần sử dụng hệ thống tự động vì phương pháp kiểm kê và bán hàng thủ công sẽ quá cồng kềnh, nếu hoàn toàn khả thi.
Mặc dù có nhiều phương pháp tự động, nhưng phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất liên quan đến việc tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp với máy quét mã vạch và đăng ký trong cửa hàng của bạn. Mỗi sản phẩm có một mã vạch duy nhất, được quét tại điểm thanh toán. Mã vạch chứa giá cũng như các thông tin liên quan khác về mặt hàng.
Khi máy quét mã vạch đã phát hiện và đăng ký một sản phẩm để bán, nó sẽ tự động ghi lại việc bán và khấu trừ số lượng đơn vị của mặt hàng đó được mua từ tổng số đơn vị còn lại trong cửa hàng. Điều này được thực hiện trong vòng vài giây.
Một phương pháp khác liên quan đến việc sử dụng nhận dạng tần số vô tuyến, gắn thẻ cho từng mặt hàng tồn kho bằng thẻ nhựa có chứa vi mạch lập trình và ăng ten nhỏ. Các thẻ chứa thông tin liên quan về từng sản phẩm và có thể được đọc bởi người đọc cầm tay đặc biệt.
Mặc dù tùy chọn này đắt hơn so với việc sử dụng mã vạch, nhưng nó đi kèm với nhiều lợi thế. Các thẻ có thể được đọc từ một khoảng cách dài. Một đống lớn các mặt hàng được gắn thẻ có thể được đọc cùng một lúc và thông tin trên các thẻ có thể được cập nhật ngay lập tức khi các mặt hàng được di chuyển từ điểm này sang điểm khác trong cửa hàng của bạn. Và thật thú vị, các thẻ có thể được đặt để kích hoạt báo động khi vật phẩm rời khỏi cửa hàng, ngăn chặn hành vi trộm cắp hàng hóa được gắn thẻ.
Vì vậy, nếu bạn bán các mặt hàng rất đắt tiền, chẳng hạn như trang sức, bạn sẽ tốt hơn với tùy chọn này. Ngay cả khi bạn đang theo dõi doanh số và hàng tồn kho của mình bằng một hệ thống tự động, hãy kiểm tra thủ công ít nhất một lần trong năm để đảm bảo rằng bạn không bị mất một số mặt hàng tồn kho.
10 mẹo quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Sự thật là, nếu bạn không lưu giữ hồ sơ thích hợp về tất cả các giao dịch của sản phẩm và dịch vụ trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể sẽ phải vật lộn để kiếm lợi nhuận và nó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Như một vấn đề thực tế, quản lý hàng tồn kho kém là một phần của những gì làm cho một công ty phá sản. Bây giờ chúng ta hãy nhanh chóng xem qua 10 mẹo quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ:
1. Tạo một shit lây lan Excel đặc biệt để lấy hàng ngày
Một trong những điều cơ bản bạn cần làm để đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của mình là tạo ra một phân tán excel đặc biệt cho mục đích lấy hàng hàng ngày. Chẳng hạn, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp mẹ và pop và bạn không thể mua một phần mềm tùy chỉnh, bạn có thể in ra một phân tán excel và thực hiện lấy cổ phiếu thủ công; một cuốn sách bìa cứng thậm chí có thể phục vụ cùng một mục đích.
2. Đảm bảo rằng mọi hàng hóa vào kho của bạn đều được ghi nhận bởi các quan chức khác nhau
Một mẹo khác sẽ đảm bảo cho bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là đảm bảo rằng mọi hàng hóa đi vào kho hoặc cửa hàng của bạn đều được ghi nhận bởi các quan chức khác nhau. Quy trình rất đơn giản, một khi một chiếc xe tải mang lại tốt cho kho của bạn, người lái xe tải sẽ trình bày vận đơn của mình cho nhân viên an ninh ở cổng, nhân viên an ninh sẽ xác nhận và lấy cổ phiếu của chính họ, và sau đó là quản lý kho quá nên lấy cổ phiếu riêng của anh ấy / cô ấy khỏi nhân viên an ninh.
4. Tham khảo ý kiến các nhà phát triển phần mềm để phát triển phần mềm kiểm kê tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn
Có phần mềm kiểm kê tùy chỉnh đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả; nó sẽ giúp bạn tạo hóa đơn và cũng tạo biên lai cho mọi giao dịch kinh doanh. Sự thật là hầu hết các doanh nghiệp nhỏ có thể không thể trả tiền cho một nhà phát triển phần mềm để giúp họ phát triển phần mềm tùy chỉnh cho doanh nghiệp của họ. Nếu bạn có thể đủ khả năng tùy chỉnh phần mềm cho doanh nghiệp của mình, bằng mọi cách, vui lòng làm.
4. Thực thi bắt buộc phát hành biên lai cho mọi giao dịch kinh doanh
Một mẹo khác để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ là thực thi việc phát hành biên lai cho mọi giao dịch kinh doanh. Như một vấn đề thực tế phát hành hóa đơn điện tử là những gì đang thịnh hành. Nó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn cắm lỗ hổng có thể rút cạn doanh nghiệp của bạn.
5. Khuyến khích sử dụng máy POS so với tiền mặt
Nếu bạn muốn thực hiện cấu trúc quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của mình, thì bạn phải khuyến khích giao dịch không dùng tiền mặt. Việc sử dụng Máy bán hàng điểm (POS) là một cách hiệu quả để giảm thiểu gian lận trong các doanh nghiệp nhỏ. Với máy POS, bạn có thể yên tâm rằng các cô gái / chàng trai bán hàng của bạn sẽ không lấy cắp tiền của bạn.
6. Tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm:
Bạn sẽ phải tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm đặc biệt nếu bạn có nhiều điểm bán hàng. Một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung sẽ tạo điều kiện dễ dàng theo dõi mọi giao dịch kinh doanh trong công ty của bạn trong thời gian thực. Trên thực tế, bạn có thể ngồi trong văn phòng hoặc nhà riêng để theo dõi dòng chảy của doanh nghiệp một khi bạn có một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.
7. Phát triển hệ thống theo dõi tùy chỉnh của bạn
Có nhiều hệ thống theo dõi khác nhau mà bạn có thể áp dụng để thực thi quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Bạn có thể ngồi cùng nhóm của mình để xác định hệ thống theo dõi tốt nhất sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bạn điều hành một doanh nghiệp vận tải hoặc kinh doanh taxi, bạn có thể cài đặt bộ theo dõi xe cho tất cả các xe tải và xe taxi của bạn - đó là cách dễ dàng và thuận tiện nhất để theo dõi hàng tồn kho cho doanh nghiệp đó.
8. Tạo một quy trình kinh doanh sẽ giúp bạn nhận được phản hồi từ khách hàng của bạn
Một cách khác để thực hiện quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là tạo quy trình kinh doanh giúp bạn nhận được phản hồi từ khách hàng. Ví dụ, ở một số ngân hàng, bất cứ khi nào bạn gửi tiền mặt, bạn sẽ cần bỏ một bản sao giao dịch viên của mình vào một hộp bên trong ngân hàng và bạn cũng sẽ được yêu cầu nhập chi tiết giao dịch của mình vào sổ cái. Bạn có thể áp dụng mô hình theo dõi hàng tồn kho này nếu nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
9. Thông báo cho nhà cung cấp và nhà cung cấp của bạn về Báo cáo bạn muốn từ họ
Một cách khác để đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là liên lạc với nhà cung cấp và nhà cung cấp của bạn để thảo luận về sự mong đợi của bạn từ họ khi nói đến hàng tồn kho. Thỏa thuận của bạn với họ có thể là bạn có thể truy cập chi tiết của tất cả các giao dịch với họ trên cơ sở hai tháng một lần, 6 tháng hoặc thậm chí hàng năm. Đó là một cách so sánh các hồ sơ để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng hướng.
10. Thuê tư vấn hàng tồn kho để giúp bạn thỉnh thoảng xem lại cấu trúc hàng tồn kho của bạn
Cuối cùng, một trong những điều bạn cần đưa ra để đảm bảo rằng bạn thực hiện phong cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của mình là thuê một nhà tư vấn hàng tồn kho để giúp bạn thỉnh thoảng xem xét báo cáo và cấu trúc hàng tồn kho của bạn. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn sửa lỗi trong quy trình kinh doanh của bạn.
Có bạn có nó; 10 mẹo quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ.