Không quan trọng bạn đã chi bao nhiêu cho việc bảo hiểm các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp; bạn vẫn cần một kế hoạch kinh doanh liên tục.
Một kế hoạch liên tục kinh doanh giúp bạn dễ dàng quản lý thảm họa và đưa doanh nghiệp của bạn hoạt động trở lại trong trường hợp không may xảy ra. Với kế hoạch liên tục kinh doanh tại chỗ, bạn sẽ không phải mất nhiều về các doanh nghiệp, khách hàng và nhân viên tiềm năng khi thảm họa xảy ra. Bạn sẽ có thể tiếp tục kinh doanh của bạn một lần nữa giống như không có gì xảy ra.
Một kế hoạch liên tục kinh doanh là một trong những hình thức bảo hiểm rẻ nhất mà một công ty có thể có vì nó sẽ không mất gì. Nhưng thật đáng buồn, rất nhiều công ty thích chuyển qua khía cạnh quan trọng này và thường không bận tâm cho đến khi quá muộn. Để phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục của riêng bạn, đây là một số mục danh sách kiểm tra bạn nên đưa vào.
Viết một kế hoạch liên tục kinh doanh - Mẫu / Danh sách kiểm tra
1. Liệt kê các mục tiêu và mục tiêu của kế hoạch
Đầu tiên, bạn phải phân tích rõ ràng lý do của bạn để tạo ra kế hoạch liên tục kinh doanh cũng như các mục tiêu bạn muốn đạt được. Tất nhiên, mục đích chính của bạn để tạo ra kế hoạch kinh doanh liên tục là giúp công ty của bạn phục hồi nhanh nhất có thể trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi thảm họa. Bạn nên nêu điều này trong kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) cũng như bản chất của các thảm họa tiềm ẩn.
2. Nhân sự dự phòng
Tiếp theo, bạn nên lập danh sách nhân sự sẽ chịu trách nhiệm ra quyết định hoặc hoàn thành các vai trò quan trọng khi thảm họa xảy ra. Một số chức năng công việc quá quan trọng để bỏ trống vì bất kỳ lý do gì, vì bỏ trống chúng có thể dẫn đến những vấn đề thậm chí còn lớn hơn cho sự tồn tại liên tục của công ty. Bạn nên xác định các vị trí như vậy và lập danh sách những người sẽ điền vào các vị trí đó cùng với địa chỉ liên hệ, địa chỉ email và số điện thoại của họ và tất cả các thông tin liên hệ cần thiết khác.
3. Liên hệ bên ngoài
Bên cạnh các vị trí quan trọng nội bộ, một số vị trí bên ngoài cũng rất quan trọng như Tư vấn kinh doanh, luật sư và kế toán công ty, nhân viên ngân hàng và tư vấn công nghệ thông tin. Hầu hết, đây phải là những người có công cụ và có thể hỗ trợ để giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng. Bạn nên lập một danh sách những người như vậy cũng như địa chỉ liên lạc của họ và đưa nó vào kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn.
4. Thiết bị
Làm điều tương tự cho các thiết bị quan trọng là tốt. Có bất kỳ máy móc hoặc thiết bị quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bạn? Có phần mềm đặc biệt nào chứa dữ liệu kinh doanh quan trọng không? Bạn nên lập một danh sách các thiết bị và phần mềm như vậy. Và nếu có bất kỳ bản sao lưu ngoài trang web nào, chúng cũng nên được bao gồm.
5. Tài liệu kinh doanh
Mỗi công ty có một số tài liệu quan trọng và giấy tờ kinh doanh, như tài liệu hợp nhất, chứng chỉ thuế, chi tiết ngân hàng, thỏa thuận cho thuê và thông tin nhân viên. Trong trường hợp xảy ra thảm họa như hỏa hoạn hoặc lũ lụt, các tài liệu đó có thể bị mất do đó dẫn đến các biến chứng tiếp theo cho doanh nghiệp. Làm thế nào để bạn có ý định xử lý mất tài liệu nếu thảm họa xảy ra ? Bạn cũng nên bao gồm điều này trong BCP của bạn.
6. Thiết bị dự phòng
Giả sử rằng một công ty sản xuất mất tất cả các thiết bị và máy móc thiết yếu mà họ sử dụng để sản xuất hàng hóa của mình. Tất nhiên, công ty sẽ bảo hiểm cho các thiết bị và máy móc này, nhưng công ty bảo hiểm sẽ không trả cho bạn vào cùng ngày bạn nộp đơn yêu cầu của mình, phải không? Sau đó, bạn sẽ để người tiêu dùng của mình bị treo và cho phép các đối thủ cạnh tranh của bạn tiếp quản trong khi bạn cố gắng để có được chính mình một lần nữa ? Bạn phải đặt một kế hoạch cho các thiết bị dự phòng có thể được sử dụng để tiếp tục hoạt động cho đến khi bạn có thể bắt đầu hoạt động lại hoàn toàn.
7. Vị trí dự phòng
Bạn sẽ chuyển doanh nghiệp của mình tạm thời ở đâu trong trường hợp bạn mất cơ sở kinh doanh hiện tại? Nhân viên của bạn có thể làm việc tại nhà trong thời gian chờ bạn có thể phục hồi vị trí của mình không? Đây là những điều bạn phải xem xét và chi tiết cách xử lý nếu tình huống đó xảy ra.
8. Danh sách hướng dẫn
Cũng cần có một danh sách hướng dẫn có chứa một số trách nhiệm quan trọng cần xử lý trong thời điểm thảm họa và cách xử lý chúng. Ví dụ, cần có một hướng dẫn chi tiết về cách liên hệ với công ty bảo hiểm của bạn để thông báo cho họ về thảm họa cũng như cách nộp đơn yêu cầu bảo hiểm. Điều này nên được thực hiện cho mọi trách nhiệm quan trọng trong công ty.
9. Tài liệu về kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn
Khi bạn đã viết xong kế hoạch liên tục kinh doanh của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi lại nó ở cả bản mềm và bản cứng. Bạn có thể sử dụng lưu trữ đám mây và sao lưu ngoài trang web cho các bản sao mềm. Đối với các bản sao cứng, đảm bảo rằng mọi nhân viên chủ chốt sẽ không chỉ có một bản sao mà còn hiểu phải làm gì với nó.
Mặc dù một kế hoạch liên tục kinh doanh rất dễ thực hiện và nên là thứ bạn có thể tự mình đưa ra, bạn có thể xem xét việc thuê một nhà tư vấn để xử lý nó cho bạn nếu bạn thấy khó khăn để xử lý.