CHƯƠNG 12 -: Đây là chương thứ mười hai của Hướng dẫn hoàn chỉnh để bắt đầu kinh doanh vệ sinh. Khi bạn đã có tất cả các giấy tờ pháp lý, kế hoạch kinh doanh của bạn được đặt trong đá và nhân viên và thiết bị làm sạch tốt nhất theo ý của bạn, bạn có thể nghĩ rằng công việc bắt đầu kinh doanh dịch vụ vệ sinh của bạn từ đầu đã hoàn tất.
Tin tốt cho bạn là nó đã hoàn thành gần 90%, nhưng tin xấu là 10% vẫn còn phải làm là rất quan trọng đến nỗi nó có thể làm hoặc phá vỡ công ty của bạn. 10% cuối cùng của nhiệm vụ sẽ được giải thích và thảo luận ở đây có thể không phải là mối quan tâm lớn đối với các doanh nhân khác, đặc biệt là những người không tham gia vào lĩnh vực dịch vụ. Tuy nhiên, với tư cách là chủ sở hữu của một doanh nghiệp dịch vụ vệ sinh, 10% này liên quan đến việc tạo sổ tay nhân viên sẽ có tầm quan trọng lớn đối với bạn. Trước khi bạn thậm chí có thể bắt đầu hình thành ý tưởng tạo sổ tay nhân viên, trước tiên bạn cần phải biết cuốn sổ tay này thực sự là gì và tác động của nó đối với doanh nghiệp của bạn.
Sổ tay nhân viên là gì?
Một cuốn sổ tay nhân viên với những thuật ngữ rất đơn giản không gì khác hơn là sự mong đợi của bạn từ những người lao động với tư cách là một nhà tuyển dụng. Một đặc điểm chính của bất kỳ doanh nhân thành công là chủ động. Các chủ sở hữu tốt nhất là những người luôn theo sát và có một cái nhìn thận trọng về bất cứ điều gì đang diễn ra xung quanh trong doanh nghiệp của họ. Nếu bạn muốn trở thành kiểu doanh nhân tận dụng tối đa nhân viên của mình, thì bạn không có gì mà nhân viên của bạn có thể thoát khỏi sự chú ý của bạn. Ngoài ra, bạn cần phải nhắc nhở nhân viên của mình về các tiêu chuẩn mà họ được yêu cầu và dự kiến sẽ đáp ứng mọi lúc.
Với điều đó đã được nói, sẽ là một tổn thất quá lớn đối với tâm trí và cơ thể của chúng ta khi liên tục sủa chỉ dẫn cho nhân viên của bạn và thông báo lại cho họ về từng quy tắc mà bạn đã thiết lập tại doanh nghiệp của mình. Do đó, điều cần thiết là bạn phải chính thức đặt ra tất cả các quy tắc kinh doanh của mình trong sổ tay nhân viên, đây sẽ là hướng dẫn thủ công cho tất cả những người trong bảng lương của bạn.
Tại sao công việc làm sạch của bạn cần một Sổ tay nhân viên
Các doanh nhân thiếu kinh nghiệm thường không cảm thấy cần phải dành thời gian cho lịch trình bận rộn của mình để thông báo rộng rãi cho nhân viên và tạo một cuốn sổ tay mà họ có thể tham khảo mỗi khi có sự nhầm lẫn. Sơ suất này đối với việc đặt ra luật pháp và tạo ra một cuốn sổ tay bắt nguồn từ hai giả định sai lầm.
Lỗi đầu tiên là, các doanh nhân tin rằng các quy tắc và quy định nghiêm ngặt là không cần thiết để tăng năng suất của doanh nghiệp và hiệu quả của người lao động. Theo quan điểm của họ, các công nhân sẽ thực hiện hết khả năng của mình và sẽ tránh các rủi ro và hành vi sai trái miễn là họ được hoàn trả tốt. Lý do tại sao đây là một lỗi là vì tiền không phải lúc nào cũng giải quyết được các vấn đề trong doanh nghiệp. Hình ảnh của bạn trước mặt nhân viên của bạn không thể là hình ảnh của một ông già Noel, người sẵn sàng trao tiền để thưởng cho công việc khó khăn.
Là một nhà tuyển dụng, bạn cần thiết lập ý thức độc đoán. Trở thành một nhân vật có thẩm quyền đối với nhân viên của bạn sẽ buộc họ phải đáp lại bạn bằng sự vâng lời và tôn trọng. Nó sẽ giữ cho họ tập trung vào công việc và thúc đẩy họ xử lý từng thách thức được đưa ra theo cách của họ với sự chuyên nghiệp tối đa. Không cần phải nói, nếu bạn có thể thấm nhuần ý thức tuân thủ trong tâm trí của nhân viên, thì họ sẽ không có những suy nghĩ dai dẳng về việc tham gia vào hành vi sai trái.
Giả định sai lầm thứ hai được đưa ra bởi các doanh nhân thiếu kinh nghiệm liên quan đến việc không tạo ra một cuốn sổ tay là không có nhu cầu cấp thiết để đưa ra các quy tắc và quy định cho nhân viên. Rất nhiều chủ doanh nghiệp cảm thấy rằng việc thiết lập các quy tắc không phải là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, đặc biệt là trong 6 tháng đầu hoạt động. Tầm quan trọng lớn hơn được trả cho các lĩnh vực như tiếp thị, tuyển dụng và mua hàng tồn kho. Cách tiếp cận như vậy có thể đặt doanh nghiệp vào hàng tấn khó khăn. Các quy tắc và quy định cho nhân viên phải được thiết lập từ đi. Các doanh nhân không nhận ra sự khác biệt lớn giữa việc xây dựng các quy tắc và thực hiện chúng. Việc thực hiện các quy tắc của nhân viên cần một lượng thời gian đáng kể, thậm chí là nhiều năm.
Đây là lý do tại sao các quy tắc cần phải được đặt ra ngay từ đầu của hoạt động kinh doanh. Nó giúp khắc sâu văn hóa tuân thủ và tuân thủ giữa các nhân viên. Nếu những người lao động có kinh nghiệm của bạn đã chấp nhận các quy tắc, thì việc truyền lại văn hóa tuân thủ này cho những người mới đến sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn trì hoãn việc thực hiện các quy tắc, thì bạn sẽ không bao giờ tìm thấy thời gian để tập trung vào việc làm cho sổ tay nhân viên làm việc. Doanh nghiệp của bạn sẽ tràn ngập các nhiệm vụ và hợp đồng từ mọi hướng, và bản thân nhân viên của bạn sẽ cảm thấy khó khăn và cảm thấy khó chịu khi thích nghi với các quy tắc và quy định mới xuất hiện bất ngờ.
Do đó, trước khi bạn có thể mở cửa cho doanh nghiệp của mình và bắt đầu chương trình tuyển dụng của mình, bạn cần phải ngồi lại với các đối tác kinh doanh đáng tin cậy hoặc có thể là nhân viên chính, và tạo ra một chính sách nhân viên toàn diện và toàn diện, bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau trong sự nghiệp chuyên nghiệp của họ công ty dịch vụ vệ sinh của bạn. Như đã đề cập trước đây, các quy tắc và quy định này sẽ phản ánh các yêu cầu và mong đợi của bạn, nhưng điều đó không thay đổi thực tế rằng luôn luôn thích nhìn vào sổ tay nhân viên của các công ty thành lập khác để có ý tưởng về cách thực hiện doanh nghiệp này đặt ra luật pháp. Bạn cũng nên cẩn thận về việc thiết lập các quy tắc chỉ vì lợi ích của nó, hoặc chỉ vì đó là quy tắc xã hội để làm như vậy. Từng chữ cái trong luật của bạn phải có mục đích dứt khoát. Luật pháp cần được phục vụ để thiết lập một môi trường làm việc lành mạnh, năng suất và mẫu mực mà bạn và nhân viên của bạn có thể rất tự hào.
Tạo Sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp làm sạch
Khi tạo sổ tay nhân viên, có những lĩnh vực cụ thể mà bạn cần giải quyết chi tiết. Với điều đó đã được nói, bạn nên cố gắng không quá phức tạp các quy tắc và các quy định. Hãy nhớ rằng, các quy tắc được đưa ra để đảm bảo rằng nhân viên của bạn không phạm tội sai trái và dưới hiệu suất tương đương. Do đó, khi chọn các từ để viết ra các quy tắc, hãy rất thẳng thắn và cho điểm. Cố gắng không kéo dài các quy tắc nhiều hơn cần thiết. Ngoài ra, bạn không nên đánh quanh bụi rậm. Khi nhân viên của bạn đọc cuốn sổ tay, họ sẽ có được một ý tưởng rõ ràng về chính xác những gì được yêu cầu và mong đợi ở họ.
Theo như sự khoan hồng, cần có một yếu tố nghiêm ngặt với các quy tắc đã được áp đặt. Với điều đó đã được nói, bạn được khuyến khích mạnh mẽ để xem xét các thực hành, nhu cầu và thói quen của những người thường làm việc trong các công ty dịch vụ làm sạch. Hãy chắc chắn rằng các quy tắc không quá hống hách đối với họ. Cố gắng giữ cân bằng giữa và đưa ra các quy tắc mà nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao và sẽ sẵn sàng tuân theo mà không cần bất kỳ sự khẳng định nào về thẩm quyền.
- Ứng xử & Đạo đức công việc
Điều đầu tiên mà bạn cần đề cập trong sổ tay nhân viên là hành vi lý tưởng mà bạn mong đợi từ nhân viên của mình. Phần này của cuốn cẩm nang sẽ giải thích loại hành vi mà nhân viên của bạn cần duy trì để giữ công việc của họ trong công ty dịch vụ vệ sinh của bạn. Hãy thật cụ thể về những gì bạn mong đợi từ họ cả trong khuôn viên nơi làm việc của bạn và cả trong các công việc được chỉ định bởi khách hàng của bạn. Hướng dẫn họ cách tự đứng trước khách hàng có giá trị của bạn và loại hành vi mà họ nên tham gia khi tương tác với khách hàng. Bạn cũng nên giải thích cho họ bằng những từ ngữ rõ ràng và quyết đoán về cách cư xử với đồng nghiệp của họ và thái độ mà họ nên áp dụng khi làm việc theo cặp, nhóm hoặc nhóm. Mục tiêu chính đằng sau việc thiết lập các quy tắc này liên quan đến hành vi nên là định hình nhân viên của bạn thành những người làm việc mẫu mực, dễ hòa đồng và có thái độ dễ mến và đáng trân trọng.
- An toàn nơi làm việc
Chủ đề thứ hai mà sổ tay nhân viên nên giải quyết là chủ đề xoay quanh các chính sách an toàn chung. Kinh doanh dịch vụ vệ sinh thường không được xem là loại công việc mà nhân viên dễ bị thương. Tuy nhiên, bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào có liên quan đến các vật thể dễ cháy, thiết bị điện tử và vận chuyển xe cộ, việc xây dựng một chính sách an toàn cụ thể đều trở nên cần thiết. Nhân viên của bạn cần nhận thức rõ các quy trình an toàn cần được thực hiện để tránh các tai nạn, thảm họa và thương tích có thể tránh được. Vì việc kinh doanh dọn dẹp dựa trên dịch vụ, sức khỏe của nhân viên nên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Để ưu tiên cho sức khỏe này, bạn cần dạy cho nhân viên của mình cách đảm bảo an toàn và giữ cho mình luôn ở trong tình trạng khỏe mạnh trong mọi lúc làm việc. Nếu bạn thiếu kinh nghiệm và kiến thức trong chủ đề này, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của một chuyên gia an toàn trong ngành của bạn khi đưa ra các hướng dẫn an toàn trong sổ tay nhân viên của bạn.
- Các chất bị cấm
Một số doanh nhân thiếu kinh nghiệm hơn thường cảm thấy không thoải mái khi giải quyết vấn đề sử dụng ma túy và rượu (hoặc lạm dụng) của nhân viên. Việc sàng lọc ban đầu chương trình tuyển dụng của bạn nên lọc ra những nhân viên có tiền sử lạm dụng ma túy và rượu. Với tất cả sự tôn trọng đối với những người bị các biến chứng như vậy, bạn không thể đủ khả năng thuê những người lao động đã phát triển một dạng nghiện nhất định. Nghiện ma túy và nghiện rượu có thể là trở ngại cho năng suất làm việc của một người. Điều cuối cùng bạn cần là có những nhân viên vắng mặt vào những ngày quan trọng của tháng chỉ vì họ đang hồi phục sau cơn nôn nao sau một đêm dài uống rượu và ma túy.
Cho dù bạn có để ý hay không, những hành động không đứng đắn và vô trách nhiệm như vậy từ nhân viên của bạn sẽ khiến doanh nghiệp của bạn phải trả giá đắt. Ngoài ra, nhân viên mang ma túy và rượu đi làm có thể là một ảnh hưởng khủng khiếp đối với một số công nhân khác của bạn, đặc biệt là những người trẻ tuổi vẫn còn học đại học. Hơn nữa, uống rượu hoặc sử dụng ma túy trong một nhiệm vụ quan trọng từ một khách hàng quý giá có thể khiến nhân viên của bạn mất tập trung và kết thúc với một công việc dọn dẹp tầm thường hoặc được thực hiện kém. Do đó, điều bắt buộc là bạn phải áp đặt cụ thể các hạn chế đối với việc sử dụng rượu và ma túy cả trong giờ làm việc và sau giờ làm việc. Đối với rượu, bạn có thể muốn có một chút khoan dung với các quy tắc vì uống rượu được coi là thói quen phổ biến trong nhiều xã hội.
Một quy định hợp lý sẽ là cho phép nhân viên của bạn chỉ uống rượu khi họ không được phân công làm việc tại nơi làm việc trong vòng 24 giờ tới kể từ khi đồ uống được tiêu thụ. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi thành viên của nhân viên dọn vệ sinh đều có thể làm việc trong tình trạng tốt và tràn đầy sức sống.
Bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên của mình bị đình chỉ vô thời hạn hoặc được miễn nghĩa vụ nếu bị bắt vì sở hữu ma túy bất hợp pháp. Nếu một trong những nhân viên của bạn gặp rắc rối với các quan chức thực thi pháp luật liên quan đến lạm dụng hoặc sở hữu ma túy, thì danh tiếng của công ty làm sạch của bạn sẽ bị ảnh hưởng lớn. Các cáo buộc hình sự như thế này có thể gây tổn hại nặng nề đến doanh nghiệp của bạn và thậm chí buộc mọi người phải thay đổi suy nghĩ về việc ký hợp đồng với công ty của bạn.
- Quy định về trang phục trong công việc
Sổ tay nhân viên cũng nên đề cập đến các hướng dẫn về quy định trang phục của nhân viên. Chỉ vì bạn điều hành một dịch vụ dọn dẹp không có nghĩa là nhân viên của bạn có quyền đi làm mặc bất cứ thứ gì họ thích. Cần có một quy tắc trang phục cụ thể mà họ cần phải tuân thủ mọi lúc khi tham gia vào công việc. Một số công ty vệ sinh có đồng phục cụ thể cho người gác cổng và người giúp việc của họ. Đồng phục không bắt buộc, nhưng chắc chắn chúng làm tăng thêm tính chuyên nghiệp cho trang phục nhân viên của bạn.
Ngoài ra, đồng phục có logo của công ty bạn có thể là một cách thông minh để tiếp thị dịch vụ của bạn tới những người chú ý đến nhân viên của bạn trong giờ làm việc. Trong trường hợp bạn không muốn chi thêm tiền cho việc may đồng phục của công ty, bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình vui lòng mặc quần áo chỉnh tề, giúp nhân viên dễ dàng trình bày một cách chuyên nghiệp trước khách hàng và đại chúng. Đừng quá nghiêm ngặt với quy định trang phục.
Cho nhân viên của bạn tự do ăn mặc theo sở thích và nhu cầu của họ. Miễn là họ không mặc trang phục dự tiệc đáng ghét, họ sẽ rất tốt để đến nơi làm việc.